Durch den großen Gestaltungsspielraum in der Durchführung von Projekten ist es nicht mög­lich, die gesamte Komplexität aller Variationen und Sonderfälle abzubilden, weshalb dieser Kurz-Leitfaden keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt. Es handelt sich um die Einzelpro­zesse, die vom Großteil aller Projekte durchlaufen werden. Bei Fragen beraten Sie die Mitarbei­ter der FVA-Geschäftsstelle gerne.

Er ist als Information und zum Nachschlagen für alle gedacht, die an der Projektdurchführung beteiligt sind.

Update Projektträger DLR: IGF-Leitlinien Version 1 vom 01.01.2024

Glossar
  • AB – Abschlussbericht 
  • DLR – Arbeitsgemeinschaft industrielle Forschung
  • EM – Finanzielle Eigenmittel der FVA
  • FB – Fachbeiräte (fünf) der FVA
  • FVA-GS – Geschäftsstelle der FVA in Frankfurt
  • PA – Projektbegleitender Ausschuss in der FVA
    PA AK – Arbeitskreis
    PA AG – Arbeitsgruppe
  • PL – Projektleitung
  • WB – Wissenschaftlicher Beirat der FVA
1. Projektidee/Beantragung von Eigenmitteln

1.1.    Projektidee mit THEMIS Formular erstellen
Projektidee formulieren, in passenden PA AK einbringen. Ggf. die FVA-GS ansprechen, falls es keinen oder mehrere geeignete PA AK gibt.
Dafür THEMIS Formular mit relevanten Informationen erstellen (siehe Nutzerhandbuch Projektidee in THEMIS erstellen). Plus Präsentation zur Erläuterung. Vertreter*innen eines FVA-Mitgliedsunternehmens stellt Idee / Bedarf in PA-Sitzung vor. Alternativ auch Idee aus Forschungseinrichtung möglich, wenn Industrie diese fortführt und leitend übernimmt.

1.2.    PA AK Bewertung
Beschluss, ob Projekt in FB eingereicht werden soll. 
Nur bei positivem Votum folgt 1.3. Sonst Stopp.

1.3.    Vom PA AK zum PA AG
Im PA AK wird abgefragt: Projektleiter*Innen + mindestens 4 Unternehmen, die Projekt aktiv betreuen. 
Diese bilden den notwendigen PA AG = Bedingung für Einreichung / Finanzierung.

1.4.    One-Pager optimieren
Mit Feedback und Input der Industrievertreter One-Pager optimieren, abstimmen.

1.5.    PA AK bestimmt Art der Finanzierung
Übliche Möglichkeiten:
•    100% FVA-EM: Vorlage bei WB.
•    100% IGF-Mittel: Start Ausschreibung und Ausarbeitung Antrag nach DLR Vorgaben. 

DLR-Antrag stellen via DLR Fast-Lane (siehe Step 2.1).
•    Teilfinanzierung DLR + FVA-EM: Vorlage bei WB.

1.6.    One-Pager einreichen
Finale Version bis Stichtag der nächsten Beiratsbewertung bei FVA-GS einreichen.
Durchführende Forschungseinrichtung steht bereits fest? Dann zusätzlich Arbeits- und Finanzierungsplan einreichen! Wenn möglich: Kompletten Antrag einreichen.

1.7.    Ausschreibungsverfahren
Forschungseinrichtung nicht festgelegt: Ausschreibung kann ab jetzt erfolgen!
Spätester Zeitpunkt siehe Step 4.

1.8.    Bewertung durch WB und FB
One-Pager werden vom WB nach Wichtigkeit für die Mitglieder bewertet und vom FB nach Nutzenkriterien. Daraus resultiert eine Priorisierung der Projekte.

1.9.    Genehmigung durch FVA-Vorstand
Sämtliche Projekte mit EM > 3.000 € obliegen dem FVA-Vorstand zur Bewilligung.

Downloads:
Projektidee in THEMIS erstellen Benutzerhandbuch 
Priorisierung Projekte
Besetzung FB & Durchführung

2. Beantragung DLR-Mittel

2.1.    DLR-Antragsentwurf erstellen
Voraussetzung dafür: Forschungseinrichtung steht fest. Dieser erstellter Forschungsantrag stimmt Inhalte mit den Industrievertretern des PA ab.
Bei jedem Projekt sind alle Antragsvorlagen und Informationen erneut bei der FVA-GS anzufordern und dort abzugeben. antragsunterlagen•@•fva-net.de

2.2.    Antrag prüfen, fertigstellen
FVA-GS prüft Antrag, ggf. werden Modifikation mit Institut / Projektleiter abgestimmt. 
Nach Okay wird Antrag von der FVA-GS beim DLR eingereicht.

3. Bewilligungsphase DLR-Mittel - Update wird erstellt

Neuer Ablauf wird schnellst möglich zur Verfügung gestellt. Erste Orientierung bieten die IGF-Leitlinien Version 1 vom 01.01.2024

4. Projekt wird initialisiert

4.1.    Deadline für EM-Forschungsantrag
Nachdem das Ausschreibungsverfahren abgeschlossen ist und die Forschungseinrichtung feststeht, muss spätestens jetzt der EM-Forschungsantrag gestellt werden.

4.2.    Fördervertrag abschließen
Hier muss zwischen DLR und EM getrennt werden.
Sachbearbeiter der Forschungseinrichtung muss nach Bewilligungsokay der EM der FVA-GS den Starttermin nennen. Für DLR-Projekte wurde der Starttermin bereits festgelegt (siehe Step 3.4).
Erst dann kann der Fördervertrag geschlossen werden.

4.3.    Kick-Off-Meeting Projekt
Jetzt geht es los: Einladung an den gesamten PA AK zum Kick-Off.
Kick-Off als Präsenzmeeting ist sinnvoll.

Download:
Eigenmittel-Forschungsantrag

5. Praktische Durchführung

5.1.    Austausch und Kommunikation sind alles!
Das bedeutet: 

  • Kernaufgabe der Projektleitung und des Vorhabens PA: Organisation und Prüfung des Projektfortschritts.
  • Regelmäßige Sitzungen befördern den reibungslosen Projektverlauf.
  • Kontinuierlicher Abgleich der Anforderungen der FVA-Mitglieder mit Möglichkeiten der Forschung.
  • 2 Meetings (Web oder Präsenz) der PA AK pro Jahr.
  • 2 Meetings (Web oder Präsenz) der PA AG pro Jahr sind sinnvoll.
  • Projektleitung + Forschungsstelle(n) legen, in Abstimmung mit der FVA-GS, Termine fest. 
  • FVA-GS wird informiert und lädt offiziell ein, unterstützt bei der Organisation und richtet Webmeetings ein.
  • Teilnahme FVA-Fachreferent notwendig? - Termin vorab direkt abstimmen.

5.2.    Dokumentationen
2 Statusberichte pro Jahr durch Forschungseinrichtung(en) für die Sitzungen des PA AK. Durch Förderung erzielte Ergebnisse darstellen, in Relation zu Zielen stellen. 
Sind bis 10 Arbeitstage vor Präsenzmeeting des PA AK in THEMIS einzustellen.
Für alle weiteren Sitzungen sind adäquate Unterlagen einzureichen. Abstimmung mit PL.
Bei Finanzierung aus Fremdmitteln zusätzlich 1 Zwischenbericht pro Jahr durch Forschungseinrichtung(en).
Bitte immer aktuelle Vorlagen des Fördergebers verwenden!

5.3.    Mittelabruf, Änderungsanträge und kostenneutrale Verlängerungen

Folgende Formulare sind bei Mittelabruf zu verwenden:

Alle Änderungen müssen mit PA AG abgestimmt und vom PA AK genehmigt werden.

  • FVA-EM-Projekte
    Änderungen mit PA AG abstimmen. Bis 4 Wochen vor Laufzeitende per E-Mail formlos mit Begründung an FVA-Referenten melden.
  • DLR-geförderte Projekte
    Spätestens 8 Wochen vor Laufzeitende förmlichen Antrag (Hinweise zu Änderungsanträgen) an FVA-GS. Inhalt: Begründung, Einverständnis des PA AK, FVA- und IGF-Nummer, Thema, Kennwort.
    Bei kostenneutraler Verlängerung zusätzlich: Laufzeitbeginn, Dauer der Verlängerung, altes und neues Laufzeitende, Gegenüberstellung bisheriger – neuer Arbeitsplan. 

Immer mit FVA Referenten abstimmen.

5.4.    Externe Veröffentlichungen (müssen mit dem PA AG abgestimmt werden)
Sie wollen Forschungsinhalte (auch nur auszugsweise) während der Laufzeit auf Veranstaltungen oder jeglichen Formen FVA-fremder Medien veröffentlichen? Das bedarf der Prüfung und Zustimmung der FVA, die über das Erstveröffentlichungsrecht verfügt.
Bitte Entwurf an FVA-GS / Fachreferent schicken. Wird PA vorgelegt, Rückmeldung erfolgt innerhalb ca. 2 Wochen. Zudem sollen bei allen Veröffentlichungen Danksagungen zur FVA und den entsprechenden Fördergebern aufgeführt werden.

Downloads:
Aufgaben Projektleitung  
FVA Statusbericht  
Anleitung THEMIS Statusbericht einstellen    
Veröffentlichungshinweise/Danksagung  
Änderungsanträge

6. Projektabschluss

6.1.    Abschlussbericht
Forschungseinrichtung entwirft FVA-Abschlussbericht, Informationsblatt sowie Abschlussbericht des Fremdfördermittelgebers. Korrektur durch PA-AG, mindestens für den FVA-Abschlussbericht. 
Freigabe durch PA AG, bei Ermächtigung durch PA AK.
Spätestens 4 Wochen nach Laufzeitende müssen FVA-GS die finalen Dokumente vorliegen.

6.2.    Pflichtveröffentlichung
FVA hat die Pflicht, Ergebnisse geförderter Projekte zu veröffentlichen.
Erfolgt prinzipiell über Homepage fva-net.de, teilweise zusätzlich über Magazin „antriebstechnik“.
Dazu legen Forschungseinrichtungen unformatierten Kurzbericht (ca. ½ Seite .docx) mit anschaulicher Bild/Grafik (min. 300 dpi bei 1:1 Abbildungsgröße) und Bilder der Autoren vor. Beispiele siehe fva-net.de/aktuelle-projekte/. 

6.3.    Freigabe von Software
Entsteht im Projekt Software, muss diese nach FVA-Programmierrichtlinie entwickelt und von Mitgliedern abgenommen werden. Dies geschieht mittels Software-Abnahme-Workshop. Nach vollständiger Abnahme wird Forschungs-Software als Methodenträger durch das FVA-Softwarekompetenzzentrum auf THEMIS hochgeladen. Alle benötigten Informationen und Formulare bzgl. Software finden sie in THEMIS. Mehr Informationen dazu beim betreuenden FVA-Fachreferenten.

6.4.    Veröffentlichung FVA-Forschungsheft
Finale Version des FVA-Abschlussberichts wird von FVA-GS in THEMIS gestellt. Forschungsheft erscheint. Dieses wird der Öffentlichkeit über die TIB (Technische Informationsbibliothek Hannover) zugänglich gemacht.

6.5.    Weitere Veröffentlichungen 
Die FVA hat das Erstveröffentlichungsrecht nach Projektabschluss, siehe 6.2, 6.4. 
Für weitere Veröffentlichungen empfiehlt die FVA-GS eine Freigabe beim PA AK einzuholen. Dies fördert Dialog und Zusammenarbeit von Industrie / Forschung und verschafft Überblick über die Publikationen.

6.6.    Schlussrate Finanzierung
Nach Veröffentlichung Abschlussbericht kann Forschungseinrichtung die Schlussrate abrufen.
Bei DLR-Projekten beträgt sie 5%, bei FVA-EM-Projekten 10% des Fördervolumens.

Download: Abschlussdokumentation (Bericht / Informationsblatt / Kurzfassung, englisch)

7. Kenntnistransfer

7.1.    Wissen teilen
Menschen, Unternehmen und Forschungsinstitute profitieren vom ständigen Austausch untereinander. Das gemeinsam erarbeitete Wissen stellen wir daher allen Mitgliedern auf der Datenbank THEMIS zur Verfügung.
Zwischen- und Abschlussberichte werden auf den PA-Meetings vorgestellt und in THEMIS eingestellt. Auf der FVA-Informationstagung werden die abgeschlossenen Projekte einem breiten Fachpublikum präsentiert. Forschungsergebnisse können auf FVA-Fachevents, in Fachpublikationen und Veranstaltungen vorgestellt werden. Bitte beachten Sie dabei Step 5.4.

7.2.    Wissen verwerten
Forschungsergebnisse werden vielfältig praktisch angewandt. 

  • Als FVA-Richtlinie: Einheitliches technische Verfahren für Mitgliedern, ihre Kunden und Lieferanten.
  • Als Forschungs-Software (siehe 6.3).
  • Als Bestandteil der FVA-Workbench.
  • Ergebnisse und Erkenntnisse unserer vorwettbewerblichen Gemeinschaftsforschung dienen den Mitgliedsunternehmen in der Praxis.
  • Oft werden bei den Projekten neue Ideen entwickelt, neue Potenziale erkannt. 
  • Forschung und Innovation werden weiterbefördert!

Download:
FVA-Richtlinie

Download Übersicht

Wichtiges Update: IGF-Leitlinien Version 1 vom 01.01.2024

Compliance | Verhaltenskodex

Die FVA legt Wert darauf, dass die Aktivitäten der FVA stets im Einklang mit dem anwendbaren Recht, insbesondere dem Wettbewerbsrecht, ausgeübt werden. Die FVA vertritt die Auffassung, dass Geschäfte in einer Atmosphäre freien Wettbewerbs, d.h. auf der Grundlage von Preis und Qualität, zu betreiben sind. Die FVA erkennt an, dass die Wettbewerbsgesetze den freien Wettbewerb fördern sollen, und unterstützt dieses Anliegen in vollem Umfang. Die FVA hält es für wichtig, dies durch die Annahme eines Verhaltenskodexes zu unterstreichen. Der Verhaltenskodex ist für alle Mitglieder und andere Teilnehmer an Aktivitäten der FVA verbindlich. Der Verhaltenskodex soll den Mitgliedern der FVA eindeutige Regeln zur Verfügung stellen und so die Gefahr von Fehlverhalten und den damit ggf. verbundenen Geldstrafen mindern.

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