Kurzleitfaden zur Projektdurchführung in der FVA

Dieser Leitfaden gibt einen kurzen Überblick über den Ablauf eines Forschungsprojekts in der Forschungsvereinigung Antriebstechnik e.V. - von der Idee bis zum Projektabschluss.

Er ist als Information und zum Nachschlagen für alle gedacht, die an der Projektdurchführung beteiligt sind.

Durch den großen Gestaltungsspielraum in der Durchführung von Projekten ist es nicht möglich die gesamte Komplexität aller Variationen und Sonderfälle abzubilden, weshalb dieser Kurz-Leitfaden keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt. Es handelt sich um die Einzelprozesse, die vom Großteil aller Projekte durchlaufen werden. Bei Fragen beraten Sie die Mitarbeiter der FVA-Geschäftsstelle gerne.

Glossar

Glossar

  • AB – Abschlussbericht 
  • AiF – Arbeitsgemeinschaft industrielle Forschung
  • EM – Finanzielle Eigenmittel der FVA
  • FB – Fachbeiräte (fünf) der FVA
  • FVA-GS – Geschäftsstelle der FVA in Frankfurt
  • PA – Projektbegleitender Ausschuss in der FVA
    PA-AK – Arbeitskreis-PA
    PA-AG – Arbeitsgruppe-PA
  • WB – Wissenschaftlicher Beirat der FVA
1. Projektidee/Beantragung von Eigenmitteln

1. Projektidee/Beantragung von Eigenmitteln

1.1.    Projektidee mit One-Pager 
Projektidee formulieren, in passenden PA-AK einbringen. Ggf. die FVA-GS ansprechen, falls es keinen oder mehrere geeignete PA-AK gibt.
Dafür One-Pager mit relevanten Infos erstellen (siehe Leitfaden One-Pager). Plus Präsentation zur Erläuterung. Vertreter*innen eines FVA-Mitgliedsunternehmens stellt Idee / Bedarf in PA-Sitzung vor. Alternativ auch Idee aus Forschungseinrichtung möglich, wenn Industrie diese fortführt und leitend übernimmt.

1.2.    PA-AK Bewertung
Beschluss, ob Projekt in FB eingereicht werden soll. 
Nur bei positivem Votum folgt 1.3. Sonst Stopp.

1.3.    Vom PA-AK zum PA-AG
Im AK-PA wird abgefragt: Projektleiter*Innen + mindestens 4 Unternehmen, die Projekt aktiv betreuen. 
Diese bilden den notwendigen AG-PA = Bedingung für Einreichung / Finanzierung.

1.4.    One-Pager optimieren
Mit Feedback und Input der Industrievertreter One-Pager optimieren, abstimmen.

1.5.    PA-AK bestimmt Art der Finanzierung
Übliche Möglichkeiten:
•    100% FVA-EM: Vorlage bei WB.
•    100% AiF-Mittel: Start Ausschreibung und Ausarbeitung AiF-Antrag. 

AiF-Antrag stellen via AiF Fast-Lane (siehe Step 2.1).
•    Teilfinanzierung AiF + FVA-EM: Vorlage bei WB.

1.6.    One-Pager einreichen
Finale Version bis Stichtag der nächsten Beiratsbewertung bei FVA-GS einreichen.
Durchführende Forschungseinrichtung steht bereits fest? Dann zusätzlich Arbeits- und Finanzierungsplan einreichen! Wenn möglich: Kompletten Antrag einreichen.

1.7.    Ausschreibungsverfahren
Forschungseinrichtung nicht festgelegt: Ausschreibung kann ab jetzt erfolgen!
Spätester Zeitpunkt siehe Step 4.

1.8.    Bewertung durch WB und FB
One-Pager werden vom WB nach Wichtigkeit für die Mitglieder bewertet und vom FB nach Nutzenkriterien. Daraus resultiert eine Priorisierung der Projekte.

1.9.    Genehmigung durch FVA-Vorstand
Sämtliche Projekte mit EM > 3.000 € obliegen dem FVA-Vorstand zur Bewilligung.

Download: One-Pager und Erläuterungen

2. Beantragung AiF-Mittel

2. Beantragung AiF-Mittel

2.1.    AiF-Antragsentwurf erstellen
Voraussetzung dafür: Forschungseinrichtung steht fest. Diese erstellt Forschungsantrag, stimmt Inhalte mit den Industrievertretern des PA ab.
Bei jedem Projekt sind alle Antragsvorlagen und Infos erneut bei der FVA-GS anzufordern und dort abzugeben. antragsunterlagen(at)fva-net.de

2.2.    Antrag prüfen, fertigstellen
FVA-GS prüft Antrag, ggf. werden Modifikation mit Institut / Projektleiter abgestimmt. 
Nach Okay wird Antrag von der FVA-GS bei der AiF eingereicht.

3. Bewilligungsphase AiF-Mittel

3. Bewilligungsphase AiF-Mittel

3.1.    Antragsprüfung
AiF prüft auf Formalität und Vollständigkeit. Bei Okay beginnt AiF-Phase 1. Bei Nicht-Okay wird mit der FVA-GS nachgebessert und Step 2 wiederholt.

3.2.    Phase 1
AiF-Gutachter bewerten Antrag, legen erreichte Punktzahl fest. Info dazu an FVA. Die FVA-GS gibt Info an Leiter PA-AG, PA-AK und Forschungseinrichtung weiter.

3.3.    Ablehnung durch AiF
Antrag erhält keine Punkte.
Ist ein Zurück zu Step 2.1 sinnvoll? Wenn ja: Antrag überarbeiten, innerhalb von 12 Monaten nach Votum neu stellen. Ist nur 1x möglich. Wenn Zurück zu 2.1 nicht sinnvoll: Grundlegend überdenken, ob 100% FVA-EM eingesetzt werden sollen, ob Thema neu überarbeitet oder gestoppt wird.

3.4.    Phase 2
Der Antrag ist bepunktet. Geplanter Starttermin muss der FVA-GS mitgeteilt werden. Danach startet AiF-Phase 2: Monatliche Prüfung, Dauer 18 Monate, dann abgelehnt (einmalige Widereinreichung möglich).
Erreicht der Antrag innerhalb dieser Zeit die nach AiF-Budget monatlich variable Punktegrenze, so ist er bewilligt. Bei punktgleichen Anträgen gilt first come, first serve. FVA erhält positiven Bescheid, gibt Info an Leiter PA-AG und PA-AK und Forschungseinrichtung weiter.

4. Projekt wird initialisiert

4. Projekt wird initialisiert

4.1.    Deadline für EM-Forschungsantrag
Nachdem das Ausschreibungsverfahren abgeschlossen ist und die Forschungseinrichtung feststeht, muss spätestens jetzt der EM-Forschungsantrag gestellt werden.

4.2.    Fördervertrag abschließen
Hier muss zwischen AiF und EM getrennt werden.
Sachbearbeiter der Forschungseinrichtung muss nach Bewilligungs-Okay der EM der FVA-GS den Starttermin nennen. Für AiF-Projekt wurde der Starttermin bereits festgelegt (siehe Step 3.4).
Erst dann kann Fördervertrag geschlossen werden.

4.3.    Kick-Off-Meeting Projekt
Jetzt geht es los: Einladung an gesamten PA-AK zum Kick-Off.
Kick-Off als Präsenzmeeting ist sinnvoll.

Download: Eigenmittel-Forschungsantrag

5. Praktische Durchführung

5. Praktische Durchführung

5.1.    Austausch und Kommunikation sind alles!
Das bedeutet: 

  • Kernaufgabe der Projektleitung und des Vorhaben PA: Organisation und Prüfung des Projektfortschritts.
  • Regelmäßige Sitzungen befördern reibungslosen Projektverlauf.
  • Kontinuierlicher Abgleich Anforderungen der FVA-Mitglieder mit Möglichkeiten der Forschung.
  • 2 Meetings (Web oder Präsenz) des PA-AK pro Jahr.
  • 2 Meetings (Web oder Präsenz) des PA-AG pro Jahr sinnvoll.
  • Projektleitung + Forschungsstelle(n) legen, in Abstimmung mit der GS, Termine fest. 
  • FVA-GS wird informiert und lädt offiziell ein, unterstützt bei Organisation, richtet Webmeetings ein.
  • Teilnahme FVA-Fachreferent notwendig? - Termin vorab direkt abstimmen.

5.2.    Dokumentationen
2 Statusberichte pro Jahr durch Forschungseinrichtung(en) für die Sitzungen des PA-AK. Durch Förderung erzielte Ergebnisse darstellen, in Relation zu Zielen stellen. 
Sind bis 10 Arbeitstage vor Präsenzmeeting des AK-PA in THEMIS einzustellen.
Für alle weiteren Sitzungen sind adäquate Unterlagen einzureichen. Abstimmung mit PL.
Bei Finanzierung aus Fremdmitteln zusätzlich 1 Zwischenbericht pro Jahr durch Forschungseinrichtung(en).
Bitte immer aktuelle Vorlagen des Fördergebers verwenden!

5.3.    Mittelabruf, Änderungsanträge und kostenneutrale Verlängerungen

Folgende Formulare sind bei Mittelabruf zu verwenden:

Alle Änderungen müssen mit PA-AG abgestimmt und vom PA-AK genehmigt werden.

  • FVA-EM-Projekte
    Änderungen mit PA-AG abstimmen. Bis 4 Wochen vor Laufzeitende per E-Mail formlos mit Begründung an FVA-Referenten melden.
  • AiF-geförderte Projekte
    Spätestens 8 Wochen vor Laufzeitende förmlichen Antrag (Hinweise zu Änderungsanträgen) an FVA-GS. Inhalt: Begründung, Einverständnis des PA-AK, FVA- und IGF-Nummer, Thema, Kennwort.
    Bei kostenneutraler Verlängerung zusätzlich: Laufzeitbeginn, Dauer Verlängerung, altes und neues Laufzeitende, Gegenüberstellung bisheriger – neuer Arbeitsplan. 

Immer mit FVA Referenten abstimmen.

5.4.    Externe Veröffentlichungen (müssen mit dem PA-AG abgestimmt werden)
Sie wollen Forschungsinhalte (auch nur auszugsweise) während der Laufzeit auf Veranstaltungen oder jeglichen Formen FVA-fremder Medien veröffentlichen? Das bedarf der Prüfung und Zustimmung der FVA, die über das Erstveröffentlichungsrecht verfügt.
Bitte Entwurf an FVA-GS / Fachreferent schicken. Wird PA vorgelegt, Rückmeldung erfolgt innerhalb ca. 2 Wochen. Zudem sollen bei allen Veröffentlichungen Danksagungen zur FVA und den entsprechenden Fördergebern aufgeführt werden.

Download: FVA Statusbericht  Anleitung THEMIS Statusbericht einstellen   Veröffentlichungshinweise/Danksagung

Änderungsanträge?

6. Projektabschluss

6. Projektabschluss

6.1.    Abschlussbericht
Forschungseinrichtung entwirft FVA-Abschlussbericht, Informationsblatt sowie Abschlussbericht des Fremdfördermittelgebers. Korrektur durch PA-AG, mindestens für den FVA-Abschlussbericht. 
Freigabe durch PA-AG, bei Ermächtigung durch PA-AK.
Spätestens 4 Wochen nach Laufzeitende müssen FVA-GS die finalen Dokumente vorliegen.

6.2.    Pflichtveröffentlichung
FVA hat die Pflicht Ergebnisse geförderter Projekte zu veröffentlichen.
Erfolgt prinzipiell über Homepage fva-net.de, teilweise zusätzlich über Magazin „antriebstechnik“.
Dazu legen Forschungseinrichtungen unformatierten Kurzbericht (ca. ½ Seite .docx) mit anschaulicher Bild/Grafik (min. 300 dpi bei 1:1 Abbildungsgröße) und Bilder der Autoren vor. Beispiele siehe fva-net.de/aktuelle-projekte/

6.3.    Freigabe von Software
Entsteht im Projekt Software, muss diese nach FVA-Programmierrichtlinie entwickelt und von Mitgliedern abgenommen werden. Dies geschieht mittels Software-Abnahme-Workshop (FVA Software-Freigabe). Nach vollständiger Abnahme wird Forschungs-Software als Methodenträger auf THEMIS verfügbar gemacht und beim FVA-Softwareservice hochgeladen.
Mehr Infos dazu beim betreuenden FVA-Fachreferenten.

6.4.    Veröffentlichung FVA-Forschungsheft
Finale Version des FVA-Abschlussberichts wird von FVA-GS in THEMIS gestellt. Forschungsheft erscheint. Dieses wird der Öffentlichkeit über die TIB (Technische Informationsbibliothek Hannover) zugänglich gemacht.

6.5.    Weitere Veröffentlichungen 
Die FVA hat das Erstveröffentlichungsrecht nach Projektabschluss, siehe 6.2, 6.4. 
Für weitere Veröffentlichungen empfiehlt die FVA-GS eine Freigabe beim PA-AK einzuholen. Dies fördert Dialog und Zusammenarbeit von Industrie / Forschung und verschafft Überblick über die Publikationen.

6.6.    Schlussrate Finanzierung
Nach Veröffentlichung Abschlussbericht kann Forschungseinrichtung die Schlussrate abrufen.
Bei AiF-Projekten beträgt sie 5%, bei FVA-EM-Projekten 10% des Fördervolumens.

Download: Abschlussdokumentation (Bericht / Informationsblatt / Kurzfassung englisch)

7. Kenntnistransfer

7. Kenntnistransfer

7.1.    Wissen teilen
Menschen, Unternehmen und Forschungsinstitute profitieren vom ständigen Austausch untereinander. Das gemeinsam erarbeitete Wissen stellen wir daher allen Mitgliedern auf der Datenbank THEMIS zur Verfügung.
Zwischen- und Abschlussberichte werden auf den PA-Meetings vorgestellt und in THEMIS eingestellt. Auf der FVA-Informationstagung werden die abgeschlossenen Projekte einem breiten Fachpublikum präsentiert. Forschungsergebnisse können auf FVA-Fachevents, in Fachpublikationen und Veranstaltungen vorgestellt werden. Bitte beachten Sie dabei Step 5.4.

7.2.    Wissen verwerten
Forschungsergebnisse werden vielfältig praktisch angewandt. 

  • Als FVA-Richtlinie: Einheitliches technische Verfahren für Mitgliedern, ihre Kunden und Lieferanten.
  • Als Forschungs-Software (siehe 6.3).
  • Als Bestandteil der FVA-Workbench.
  • Ergebnisse und Erkenntnisse unserer vorwettbewerbliche Gemeinschaftsforschung dienen den Mitgliedsunternehmen in der Praxis.
  • Oft werden bei den Projekten neue Ideen entwickelt, neue Potenziale erkannt. 
  • Forschung und Innovation werden weiterbefördert!

Download: FVA-Richtlinie